Datenschutzerklärung Hey ROSI

2. Was ist Hey ROSI?

Hey ROSI ist unser KI-gestützter Reservierungsassistent, der Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht. Sie können über Hey ROSI:

• Telefonisch einen Tisch reservieren (KI-Telefonassistent)
• Über unsere Website per Chat einen Tisch reservieren (Web-Chat)
• Ihre Reservierung ändern oder stornieren
• Informationen zu Öffnungszeiten, Speisekarte und besonderen Anlässen erhalten

3. Welche Daten von Ihnen werden verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn Sie Hey ROSI nutzen, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Reservierungsdaten:

• Ihr Name (Vor- und Nachname)
• Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse
• Datum, Uhrzeit und Personenanzahl der Reservierung
• Besondere Wünsche (z. B. Tischpräferenzen, Anlass)
• Gesundheitsbezogene Angaben (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten) – nur wenn Sie diese freiwillig mitteilen

Kommunikationsdaten:

• Bei Telefonanrufen: Vollständige Transkription des Gesprächs, Anrufdauer, KI-generierte Zusammenfassung
• Bei Chat-Nutzung: Nachrichteninhalt, Zeitstempel, erkannte Absichten
• Technische Daten: Anonymisierte IP-Adresse (nur bei Newsletter-Anmeldung), Browser-/Gerätekennung (User-Agent)

Zwecke der Verarbeitung:

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich, um Ihre Reservierung entgegenzunehmen, zu verwalten und Ihnen einen personalisierten Service zu bieten. Dies umfasst:

• Entgegennahme und Bestätigung Ihrer Reservierung
• Versand von Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails
• Optimierung der Tischbelegung und Serviceplanung
• Speicherung Ihrer Präferenzen für künftige Besuche (nur mit Ihrer Einwilligung)
• Verbesserung der KI-gestützten Services durch anonymisierte Analysen

4. Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Allergien, Unverträglichkeiten)

Wenn Sie uns im Gespräch mit Hey ROSI oder im Chat Allergie- oder Unverträglichkeitshinweise mitteilen, handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich:

• Auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch die freiwillige Mitteilung dieser Informationen erteilen, oder
• Zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen (Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO), wenn die Information für Ihre Sicherheit notwendig ist.

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

5. Hinweis zur KI-gestützten Verarbeitung

Wichtig: Hey ROSI nutzt künstliche Intelligenz (KI) zur Verarbeitung Ihrer Anfragen.

Das bedeutet:

• Telefongespräche werden in Echtzeit von einer KI ausgewertet und in Text umgewandelt
• Chat-Nachrichten werden durch KI-Modelle analysiert, um Ihre Anfrage zu verstehen
• Die KI erstellt automatisch Reservierungen und Zusammenfassungen
• Die KI-Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung des Reservierungsservices.

Ihre Daten werden nicht zum Training öffentlich zugänglicher KI-Modelle verwendet. Die eingesetzten KI-Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur für die Erbringung der vereinbarten Leistung zu nutzen.

6. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Wenn Sie freiwillig Daten angeben, die über das zur Reservierung Notwendige hinausgehen (z. B. Gästepräferenzen).

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre Reservierung durchzuführen und zu verwalten.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Services zu verbessern und die Auslastung zu optimieren. Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen diesem Interesse nicht.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Soweit wir gesetzlich zur Speicherung verpflichtet sind (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Reservierungsdaten:

Bis zur Durchführung der Reservierung bzw. nach erfolgter Stornierung. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kommunikationsdaten (Telefon-Transkripte, Chat-Verläufe):

Werden unmittelbar nach erfolgreicher Reservierung gelöscht, sofern keine explizite Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

Audio-Aufnahmen:

Werden unmittelbar nach der Textumwandlung gelöscht (flüchtige Speicherung) und nicht dauerhaft gespeichert.

Gästepräferenzen und Historie:

Nur wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben, speichern wir Ihre Präferenzen (z. B. Lieblingstisch, Allergien) für künftige Besuche. Sie können die Löschung jederzeit verlangen.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – z. B. im Handelsrecht oder Steuerrecht – werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

8. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung Ihrer Reservierung erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Alle eingesetzten Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung zu verarbeiten und nicht zum Training öffentlich zugänglicher KI-Modelle zu verwenden.

9. Werden Daten in Drittstaaten übermittelt?

Einzelne Dienstleister (Twilio, ElevenLabs) haben ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (DPF) sowie EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Wir haben mit diesen Dienstleistern Data Processing Agreements (DPAs) abgeschlossen, die das Schutzniveau der DSGVO gewährleisten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden zur Erbringung der Reservierungsleistung.

10. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DSGVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

11. Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

KIJUda – Marvin Strohmeier
Zum Weidental 1
37136 Seulingen
Telefon: 05507 / 99890-20
E-Mail: service@kijuda.com

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Stand: 20.05.2026